Pengelolaan Obat
Pengelolaan obat adalah rangkaian kegiatan puskesmas yang menyangkut aspek perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pengawasan obat.
Tujuan pengelolaan obat di puskesmas adalah terlaksananya optimalisasi penggunaan obat melalui peningkatan efektifitas dan efesiensi pengelolaan obat dan penggunaan obat secara tepat dan rasional.
1. Perencanaan Kebutuhan Obat
Perencanaan kebutuhan obat adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan menentukan jumlah dan jenis obat dalam rangka pengadaan.
Tujuan perencanaan kebutuhan obat adalah untuk mendapatkan :
a. Jenis dan jumlah obat yang tepat sesuai kebutuhan
b. Menghindari terjadinya kekosongan obat.
c. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional
d. Meningkatkan efesiensi penggunaan obat
Perencanaan obat di puskesmas dilakukan setiap triwulan agar memudahkan petugas kesehatan dalam menganalisa obat yang masih banyak dan sedikit.
Kegiatan pokok dalam perencanaan kebutuhan obat adalah sebagai berikut :
a. Seleksi atau perkiraan kebutuhan terdiri dari :
1) Memilih jenis obat yang dibutuhkan
Jenis obat yang dibutuhkan disusun berdasarkan usulan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan mengacu kepada Kepres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman pengadaan barang dan jasa Pemerintah dan Kep. Menkes RI No. 676/Menkes/SK/V/2005 tentang pedoman umum pengadaan obat esensial pelayanan kesehatan dasar (Depkes RI, 2005).
Kriteria pemilihan obat idealnya dilakukan setelah mengetahui gambaran pola penyakit diwilayah kerja masing-masing dan karakteristik pasien yang dilayani. Selanjutnya informasi yang perlu diperhatikan dalam memilih obat antara lain : 1) obat atau daftar obat yang tersedia, 2) masalah logistik, 3) harga obat, 4) pola penggunaan obat.
Proses memilih jenis obat, ada yang dilakukan oleh petugas, ada yang dilakukan oleh suatu komite yang khusus dibentuk untuk melaksanakan pemilihan obat.
2) Menentukan jumlah obat yang dibutuhkan
Menentukan jumlah obat yang diperlukan data dan informasi lengkap, akurat dan dapat dipercaya. Metode untuk penyusunan perkiraan kebutuhan obat ditiap unit pelayanan kesehatan lazimnya menggunakan metode konsumsi dan metode epidemiologi.
a) Metode Konsumsi
Metode konsumsi yaitu metode perencanaan yang didasarkan atas analisa data konsumsi perbekalan farmasi pada tahun sebelumnya. Langkah pelaksanaan metode ini adalah : (1) pengumpulan dan pengolahan data, yang diabil dari pencatatan dan pelaporan informasi baik kartu stok, buku penerimaan dan pengeluaran serta catatan harian penggunaan obat maupun sumber data obat kadaluarsa, hilang penerimaan dan pengeluaran obat selama satu tahun dan lead time (jangka waktu tunggu) (2) analisa data untuk informasi dan evaluasi yaitu untuk melihat lebih mendalam pola penggunaan perbekalan farmasi yang dapat dilakukan dengan menganalisa data konsumsi tahun sebelumnya. Hasil analisa inilah yang dapat digunakan sebagai panduan perencaan perbekalan obat tahun berikutnya. (3) perhitungan perkiraan kebutuhan obat yaitu (a) pemakaian nyata pertahun ; jumah obat yang dikeluarkan dengan kecukupan untuk jangka waktu 1 tahun, (b) pemakaian rata-rata perbulan ; jumlah obat dikeluarkan dengan kecukupan untuk jangka waktu 1 bulan (c) kekurangan jumlah obat ; jumlah obat sesungguhnya dibutuhkan selama satu tahun. (d) menghitung obat yang akan datang.
Kelebihan metode konsumsi adalah metode yang paling mudah, tidak memerlukan data epidemiologi maupun standar pengobatan, bila data konsumsi lengkap dan kebutuhan dan kebutuhan relatif konstan maka kemungkinan kekurangan dan obat sangat kecil.
Kekurangan metode konsumsi adalah data obat dan data jumlah kunjungan pasien yang dapat diandalkan mungkin sulit diperoleh, tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan, obat yang berlebih atau adanya kehilangan (Depkes RI, 2009)
b) Metode Epidemiologi
Metode epidemiologi yaitu metode perencanaan berdasarkan pada data kunjungan, frekuensi penyakit dan standar pengobatan yang ada langkah-langkah pelaksanaan metode ini adalah sebagai berikut : (1) pengumpulan dan pengolahan data yaitu menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani, menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi penyakit. (2) menyediakan pedoman standar pengobatan yang digunakan untuk perencanaan, (3) menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan obat, (4) penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.
Kelebihan metode epidemiologi adalah perkiraan kebutuhan obat yang mendekati kebenaran, dapat digunakan pada program-program yang baru, standar pengobatan dapat mendukung usaha perbaikan pola penggunaan obat.
Kekurangan metode epidemiologi adalah membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil, data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat penyakit yang termasuk dalam daftar tidak melapor, memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan dan variasi obat terlalu luas.
2. Pengadaan Obat
Pengadaan obat adalah suatu proses untuk pengadaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan. Tujuannya adalah tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang tepat dengan mutu yang tinggi dan dapat diperoleh pada jangka waktu yang tepat.
Pengadaan adalah suatu siklus yang memerlukan langkah-langkah yaitu :
a) Memilih metode pengadaan obat
b) Memilih pemasok dan dokumen kontrak
c) Pemantauan status pesanan
d) Penerimaan dan pemeriksaan obat
3. Penyimpanan Obat
Penyimpanan obat adalah suatu kegiatan pengaman dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman. Tujuan penyimpanan obat-obatan adalah untuk:
a) Memelihara mutu obat, dengan memperhatikan.
1) Penataan ruang gudang
2) Ruangan kering (tidak lembab)
3) Ada ventilasi
4) Lantai dari legel atau semen dan apabila tidak ada lemari atau rak untuk obat atau tempat obat tidak cukup maka obat diletakkan dilantai yang diberi alas papan.
5) Pemindahan harus hati-hati
6) Golongan antibiotic harus dalam wadah tertutup dan terhidar dari cahaya matahari
7) Vaksin dan serum dalam wadah tertutup terhindar cahaya matahari dan disimpan dalam lemari es.
b) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
1) Mempunyai ruang khusus atau gudang obat dan pelayanan obat
2) Mempunyai pintu yang lengkap dengan kunci
3) Khusus untuk narkotika
c) Memudahkan pencarian dan pengawasan
1) Pengaturan obat dikelompokkan bentuk sediaan, disusun menurut abjad dengan nama generic
2) Penyusunan obat dengan memperhatikan kadaluarsa atau cara penyusunan First in First out (FIFO) (Dep Kes RI, 2009).
4. Pendistribusian Obat
Distribusi obat adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan peneriamaan obat-obatan yang bermutu dari gudang obat secara merata dan teratur dan dapat diperoleh pada saat dibutuhkan. Tujuannya adalah terjaminnya mutu dan keabsahan obat serta ketepatan, kerasionalan dan efisiensi penggunaan obat.
Faktor yang perlu diperhatikan dalam pendistribusian adalah ketepatan, kecepatan, keamanan, sarana fasilitas. Puskesmas mendistribusikan kebutuhan obat untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan unit-unit pelayanan kesehatan lainnya (Dep Kes RI, 2009).
Pendistribusian obat berguna untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan kesehatan antara lain: (1) Sub unit pelayanan lingkungan puskesmas seperti kamar obat, laboratorium. (2) Puskesmas Pembantu. (3) Puskesmas Keliling. (4) Posyandu.
Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara: (1) Gudang obat menyerahkan obat dan diterima di unit pelayanan, (2) Obat diserahkan bersama-sama dengan formulir LPLPO (Dep Kes RI, 2004).
5. Pengawasan Obat
Pengawasan merupakan fungsi terakhir dari manajemen yang berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, melalui pengawasan standar keberhasilan program yang dituangkan dalam bentuk, target, prosedur kerja dan sebagainya harus selalu dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai (Hasibuan, 2003)
Sedangkan pengawasan obat adalah untuk menjamin keadaan obat yang ada, baik pencatatan dan pelaporannya dari dank e unit-unit yang ada.
Adapun tujuan pengawasan adalah untuk menjamin agar kebijaksanaan organisasi yang telah ditetepkan dapat terlaksana dengan baik.
Langkah-langkah pengawasan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
a) Pengawasan langsung dilakukan berdasarkan pertimbangan dan laporan yang diterima, yang berisi masalah-masalah untuk mengamati perkembangan rencana sebelum untuk menguji kebenaran laporan.
b) Pengawasan tidak langsung dilaksanakan berdasarkan pemeriksaan laporan tenteng perkembangan pelaksanaan rencana.
6. Pelayanan dan Pencatatan Obat
a. Sasaran pokok pencatatan obat di puskesmas :
1) Terlaksananya tertib administrasi dan pengelolaan obat
2) Tersedianya data yang akurat dan tepat waktu
3) Tersedianya data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian oleh unit yang lebih tinggi
b. Macam – macam format pencatatan dan pelaporan obat di puskesmas dan sub unit pelayanan kesehatan :
1) Kartu stock obat
2) Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat ( LPLPO )
3) Buku catatan harian penerimaan dan pemakaian obat
4) Buku catatan harian penerimaan resep
5) Laporan obat rusak / Daluarsa
6) Surat pernyataan obat hilang (Anonim, 2011).